Gedragscode AFM

Preventie en hand­having

Direct naar:

Integraal toetsen betrouwbaarheid

Gescreend voor je functie

Integriteit is bij de AFM nooit een bijzaak. Dat begint al als je solliciteert en als medewerker werkzaamheden gaat verrichten voor de AFM. Het spreekt voor zich dat je eerlijke informatie verstrekt en niks achterhoudt. Anders kan dit later tot beëindiging van je (arbeids)overeenkomst leiden. Voor nieuwe medewerkers is er een screening, die per categorie medewerker kan verschillen. Solliciteer je intern naar een integriteitsgevoelige functie? Ook dan kan een screening noodzakelijk zijn (zie bijlage 4).

In dienst en dan

Ook als je in dienst bent of als externe werkzaamheden verricht, blijf je verplicht de AFM juist en volledig te informeren over gebeurtenissen die mogelijk aanleiding geven tot nieuwe screening van je betrouwbaarheid. Denk aan gebeurtenissen op strafrechtelijk, fiscaal bestuursrechtelijk en financieel vlak. Als je zo’n antecedent – die te zien is als integriteitsschending – niet tijdig meldt, kan dit een verzwarende omstandigheid opleveren als het naar bovenkomt bij de herbeoordeling van je integriteit. Meer over de (weging van) antecedenten vind je in bijlage 4.

De eed of belofte afleggen

Als je bij de AFM in dienst komt, leg je de eed of belofte af. Je spreekt dan uit dat je beseft wat het betekent om ambtenaar te zijn en dat je je daarnaar gedraagt. De eed of belofte bekrachtigt de geldende normen en waarden, met als uitgangspunt: ‘de eed of belofte maakt mensen niet geloofwaardig, mensen maken de eed of belofte geloofwaardig’.

Vertrou­wens­persoon

Bij de AFM hebben we een aantal vertrouwenspersonen. Bij hen kun je terecht als je vragen hebt over integriteit, als je een integriteitsrisico of -schending ziet of iets anders dat je in vertrouwen wilt bespreken.

De vertrouwenspersoon biedt je in vertrouwelijkheid een luisterend oor en geeft je advies en informatie. Hij of zij is zorgvuldig en onafhankelijk en onderneemt geen actie zonder jouw instemming.

Het is de taak van de vertrouwenspersoon om medewerkers te adviseren wat de geëigende weg is voor het maken van een melding bij de compliance officer. Als de medewerker dat wil, kan de vertrouwenspersoon na uitdrukkelijke toestemming de melding namens de medewerker overbrengen aan de compliance officer. De melding via de vertrouwenspersoon kan op verzoek van de melder ook anoniem plaatsvinden.

(Vermoedens van) misstanden en integriteitsschen­dingen

Meldplicht

Wanneer je een misstand of integriteitsschending constateert of vermoedt, ben je verplicht dit te melden. Ook al is dit niet altijd gemakkelijk – zeker als je er zelf (in)direct bij betrokken bent of het jezelf betreft. Bij de AFM streven we naar een open foutencultuur. Dit betekent dat we fouten ook willen zien als kansen om van te leren. Wat natuurlijk niet betekent dat een misstand of integriteitsschending geen consequenties hoeft te hebben.

Wat zijn misstanden, integriteits­schendingen en antecedenten?

Incidenten kunnen relevant zijn voor de integriteit en betrouwbaarheid van de AFM en haar medewerkers. We maken bij incidenten onderscheid tussen misstanden en integriteitsschendingen.

Een misstand is een ernstig incident waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dit sluit aan bij de definitie van misstanden in de Wet Huis voor klokkenluiders: ´misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten’. Een integriteitsschending is een incident waarbij medewerkers in strijd met de interne en/of externe regels en wetten handelen of op andere wijze de normen en waarden van de AFM niet naleven. Hierbij is mogelijk de integriteit van de medewerker in het geding. Het verschil met een misstand is dat bij een integriteitsschending het maatschappelijk belang (nog) niet in het geding is. Integriteitsschendingen kunnen een antecedent opleveren voor betrokken medewerkers, wanneer deze schendingen leiden tot sancties.

Melding doen

Je kunt zowel schriftelijk als mondeling een melding doen, bij je leidinggevende of bij de compliance officer. Je leidinggevende geeft de melding zo snel mogelijk door aan de compliance officer, die vervolgens beoordeelt of de melding in behandeling wordt genomen. Is je leidinggevende betrokken bij het incident dan kun je een melding doen bij de compliance officer of bij je hoogst leidinggevende. Twijfel je over het doen van een melding, dan kun je ook advies inwinnen bij een vertrouwenspersoon (zie kader). Als er een reden is om je melding niet bij de leidinggevende of de compliance officer te doen, heb je de volgende opties:

  • Je kunt de vertrouwenspersoon namens jou vragen een melding te doen.
  • Je meldt via een derde anoniem bij de compliance officer. Dit heeft de voorkeur boven anoniem melden zonder tussenpersoon, omdat via de tussenpersoon aanvullende informatie gevraagd kan worden. Een anonieme melding moet voldoende concreet en ernstig zijn, anders kan de compliance officer besluiten geen onderzoek te doen.
  • Je gaat naar het Huis voor Klokkenluiders. Hier kun je naast advies inwinnen ook ondersteuning krijgen bij de melding.

Bij voorkeur doe je de melding intern, omdat de AFM eerstverantwoordelijke is voor het oplossen van de schending of misstand. Maar extern melden is – zoals hierboven aangegeven – ook mogelijk. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van acuut gevaar, intern melden in redelijkheid niet van je verwacht kan worden, er bij interne melding vrees is voor tegenmaatregelen, er sprake is van duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal.

Bescherming melder te goeder trouw

Als je een misstand of een integriteitsschending meldt, mag je niet benadeeld worden vanwege die melding. Wel moet het vermoeden van een incident gebaseerd zijn op redelijke gronden. Je hoeft het niet te kunnen bewijzen, maar moet het wel enigszins kunnen onderbouwen op basis van eigen waarneming of documenten. Je mag van de AFM verwachten dat zij zorgvuldig met de melding omgaat. Vertrouwelijkheid staat hierbij voorop. Alle betrokkenen gaan vertrouwelijk en uiterst zorgvuldig met de informatie over de melding om. De compliance officer zorgt ervoor dat de informatie alleen toegankelijk is voor medewerkers die betrokken zijn bij de behandeling van de melding. Deze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van de identiteit van de melder en van de persoon over wie gemeld is. De identiteit van de melder kan alleen bekend worden gemaakt na uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder. De rechtsbescherming van de melder en andere betrokkenen is in bijlage 7 ‘Regeling melden (vermoeden) van misstanden en integriteitsschendingen’ nader beschreven.

Onderzoek en sancties

Onderzoek

Een melding kan leiden tot onderzoek, waarbij de feiten worden vastgesteld. Hierbij is sprake van hoor en wederhoor, zorgvuldige verslaglegging en – voor zover relevant – een proportionele inzet van onderzoeksmiddelen. Een onderzoek kan bestaan uit een interview, (laten) onderzoeken van gebruikte bedrijfsmiddelen en een onderzoek aan lichaam en kleding. Dit laatste afhankelijk van de ernst van feiten en omstandigheden en conform artikel 11 van de Ambtenarenwet.

Weging ernst overtreding

Blijkt dat jij een integriteitsregel hebt overtreden dan kan dit gevolgen hebben. Wat de gevolgen precies zijn, hangt af van de omstandigheden. Naast ernst en duur van de overtreding, wegen we onder meer de mate van verwijtbaarheid, houding en (voorbeeld)functie van de medewerker mee. Ook wordt er gekeken naar verlichtende of juist verzwarende omstandigheden. De voorbeeldfunctie van leidinggevende levert bijvoorbeeld een verzwarende omstandigheid. Dit betekent dat een integriteitsschending door een leidinggevende zwaarder kan wegen bij de beoordeling en kan leiden tot een zwaardere maatregel dan bij een overtreding door een medewerker. Na een zorgvuldige beoordeling van de feiten en omstandigheden wordt per individuele situatie beoordeeld of en welke maatregel wordt opgelegd. Er zijn diverse lichtere en zwaardere maatregelen mogelijk – van een normoverdragend gesprek tot ontslag.

Beroep

Ben je het niet eens met de opgelegde maatregel, dan kun je in beroep. Bij een lichte maatregel doe je dat bij het bestuur en bij een zware maatregel bij de raad van toezicht. Je moet schriftelijk motiveren waarom je het niet eens bent met de maatregel en de motivatie naar respectievelijk de secretaris van het bestuur of de secretaris van de raad van toezicht sturen. Die zorgt er dan voor dat het in behandeling wordt genomen. Na verstrekking aan de secretaris ontvang je binnen vier weken een besluit van de voorzitter van de raad van toezicht of het bestuur. Na deze beroepsprocedure kun je ook beslissen om een gerechtelijke procedure te starten om opheffing van de maatregel te vorderen. Ziet de AFM een aanleiding om de arbeidsovereenkomst te laten beëdigen, dan zal de AFM een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter of een ontslagvergunning aanvragen. Als de kantonrechter het verzoek toewijst eindigt de arbeidsovereenkomst. In alle andere gevallen geldt dat de voorzitter van het bestuur of de raad van toezicht in een beroepsprocedure beslist over het al dan niet opleggen van een arbeidsrechtelijke maatregel. In bijlage 6 lees je meer over de omgang van de AFM met overtredingen van de regels rond integriteit, de mogelijke maatregelen en de beroepsprocedure.